Wir holen in regelmäßigen Abständen eine vordefinierte Menge an Akten bei Ihnen vor Ort ab.

Die Akten werden in speziellen Transportboxen zu KISaD transportiert und dort bis zur weiteren Bearbeitung sicher eingelagert.

Wir sichten die Akten und prüfen diese auf Beschädigungen, um die weitere Verarbeitung entsprechend zu planen.

Anschließend werden die Akten in Unterordner aufgeteilt und Heftungen entfernt.

Die so vorbereiteten Einzelseiten werden über unsere hochwertigen Scanner digitalisiert. Hierbei erfolgt ggf. auch eine Korrektur der Ausrichtung und Farben.

Abschließend werden die Einzelseiten erneut geheftet und in den Aktenordnern zusammengeführt.

Wir konvertieren alle Dokument in PDF-A, das speziell für die Archivierung geeignet ist.

Unsere Texterkennung (OCR) fügt die erkannten Texte im Dokument als unsichtbare Textebene ein, so dass die enthaltenen Texte durchsucht und kopiert werden können.

Wir benennen, taggen und sortieren die Dokumente nach Ihren Vorgaben.

Eine abschließende Kontrolle stellt sicher, dass alle Dokumente erfasst wurden. Ein zweiter Mitarbeiter gleicht hierfür die Anzahl der erfassten Seiten mit denen in der Papierakte ab.

Unsere DigiScan Software stellt zumden sicher, dass alle Inhalte korrekt auf den externen Datenträger übertragen wurden.

Die Papierakten werden in unseren Transportboxen zusammen mit dem verschlüsselten Datenträger für den Rücktransport eingelagert und verplombt.

Auf Kundenwunsch ist eine erweiterte Kontrolle möglich.

Der Rücktransport der Akten zu Ihnen erfolgt erneut in unseren speziellen Transportboxen.

Unsere Mitarbeitenden übergeben Ihnen die Transportboxen mit den Papierakten und den verschlüsselten Datenträger mit den digitalen Akten.

Zusätzlich erhalten Sie von unserem Mitarbeiter das Passwort zur Entschlüsselung des Datenträgers.